テレワークにおけるマネジメント方法

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こんにちは、後藤伸正です。


今回は「メルマガの作り方の基本を解説」ということで、メルマガを始めるにあたり必要な知識について解説していきます。


今の御時世、ビジネスを展開している人であればメルマガを配信している人は多いのではないでしょうか。


もしくは、これから自分のビジネスでメルマガを開始しようと考えている人もいるかもしれません。


メルマガはビジネスにおいて、絶大な効果を発揮してくれるツールです。


この記事を読むと以下のことが分かるようになります。

  • これからメルマガを始める際の、メルマガの作り方
  • メルマガを配信することの効果

まず僕の自己紹介を簡単に書きますね。

・セールスライター5年目
・日本や海外のでコピーライターとして活躍中
・家業の八百屋で借金4,700万円を背負う
・倒産、自己破産を経験
・現在は年商7,000万円

・プロモーション一式を担うライターの育成活動

それでは早速みていきましょう。

テレワークの普及状況

政府の「働き方改革」の推進と「コロナウイルス」の影響でテレワーク(リモートワーク)を導入せざるを得ない企業も増えていることでしょう。


日本テレワーク協会の発表によれば、2020年3月、4月に東京都が実施した「テレワークの導入に関する緊急調査」によると、都内企業(従業員30名以上)のテレワーク導入率は3月の時点で「24.0%」であったのに対し4月の時点では「62.7%」と2.6倍に増加しました。


おそらく、今後テレワークを導入していく企業はさらに増えることが予想されますね。新しい時代の働き方かもしれません。


実際に今までは会社に出勤していた人も、テレワークが導入され自宅で仕事をするようになって「会社に行く必要、もうなくない?」と感じた人もいるのではないでしょうか。


しかし、今までそういったテレワークという働き方とは縁がなかったような企業では今回の導入に際して色々と不便さや問題点が生じた部分もあるようです。


僕は事務所設立当初から、リモートでチームをまとめて仕事を進めています。


現在僕のチームは

  • 秘書4名
  • ディレクター1名
  • ライター6名
  • デザイナー1名
  • コーダー2名

という、計14名のスタッフで構成されています。


業務に関するやり取りは常に「ZOOM」や「Chatwork」といったツールを使用しています。


今となっては当たり前のことですが、これらのツールを使用したことがない企業からしたら、まずこの環境構築の時点で大きくつまずくことでしょう。


現に僕のチームはしっかりと利益を残しつつ、年商7,000万円ほどを作っています。

テレワークでのマネジメントの問題点

テレワークは常にオンラインでのやり取りとなるため、通常のオフィス勤務とは雇用形態が大きく異なります。


そのなかでスタッフ全員をマネジメントするのは、オフィスでの働き方と同様の方法では難しいとされています。


ではここで、テレワークにおいてよくあるマネジメントの問題点をみていきましょう。

スタッフのスケジュール管理が難しい

テレワークを導入した際、おそらく最も大きな問題がこの「スタッフのスケジュール管理問題」ではないでしょうか。


姿が見えないところで仕事をしているため、いつ、何をどれくらいやっているかが把握しづらいため、これまでの管理方法では対応が難しいといえます。


テレワーク導入をこれから検討している企業はこの問題点を解消することが、一番の課題ともいえるでしょう。


テレワークは自宅など会社以外の場所で業務を行うため、従業員の仕事とプライベートの線引が難しく、長時間労働になりやすいという点もあげられます。


長時間労働になることで従業員のモチベーションや、生産性の低下を招くことも予想されるでしょう。

スタッフとのコミュニケーション不足

2つ目の問題点としては「スタッフとのコミュニケーション不足問題」です。これも大きな問題点とされています。


テレワークとなると、どうしても相手が目の前にいない分顔を合わせたコミュニケーションをとる機会が減ってしまいます。


そうなると、業務に関することなども上手く連絡が伝わらないといった状態となり、業務に支障が出てしまう場合も…


また、普段であればすぐに気づくようなスタッフの不安や変化を見逃してしまいがちです。


テレワークとなるとやりとりは基本オンラインなので、文字でのコミュニケーションが増え、相手の真意が上手く伝わらない、相手の表情が見えにくいといった特徴があります。


十分なコミュニケーションが取れないと、指示が明確に伝わらないだけでなく業務以外の人間関係に支障をきたす可能性もあるでしょう。

テレワークだと評価基準が不明瞭になりがち

テレワークでの問題、3つ目は「評価基準が不明瞭問題」です。


働いている様子を目で見て判断できないため、これまでの評価基準ではなかなか一人ひとりの業務に対して正当な評価をすることが難しいとされています。


評価基準が定まっていないため、マネジメントする人によっては評価ポイントがズレてしまうこともあるかもしれません。


それがスタッフのストレスになってしまっては元も子もありません。


一方で、スタッフもテレワークにおいて「正当な評価が受けられないのでは」と不安にに感じるケースが少なくないようです。


スタッフの評価を直接確認できないからこそ、早急に評価基準を明確にする必要性があるといえます。

テレワークにおけるマネジメントで失敗しないために必要なこと

テレワークにおけるマネジメントで失敗しないためには「環境」を整えることが重要です。


ここでは、テレワークでマネジメントを失敗しないための環境構築で大事なことを3つ紹介していきます。

コミュニケーションをきちんと取れる環境

テレワークでのコミュニケーション不足を解消するためには、オンラインでやり取りを行う際の環境構築をしっかりとしなければなりません。


オンラインでコミュニケーションを取るつーるとしては以下のようなものが挙げられます

  • ZOOM
  • skype
  • slack
  • chatwork

今や常識となっているこれらのツールを活用し、オンライン会議などを導入する企業は多いです。


定期的にミーティングを行うだけでなく、業務中は常時接続しておき、相談をしながら業務に取り組むという形で利用している企業もあります。


社内SNSやビジネスチャットといった手段で文字ベースのコミュニケーションを図る環境も作ることもおすすめです。

テレワークに対応しているセキュリティ対策

自宅や自宅以外の場で勤務するテレワークは、通常のオフィス勤務と比較して情報漏えいのリスクがあります。


慣れないツールを使う際に悪意のあるソフトウェアや不正アクセス、個人情報の漏れなどは注意をしましょう。


スタッフの登録情報が外部に漏れてしまい、社内の機密情報が外部に漏れてしまうということになれば大きな損害を出すことになります。


VPNを導入するなど、テレワークで用いる端末に重要なデータを保存できないようにする仕組みを構築するのも一つの手段です。

勤務状況(労務管理)の管理を適切に行う

テレワークで勤務するスタッフに対しても「労働基準法」「最低賃金法」「労働安全衛生法」が適用されます。


そのため、テレワーク環境下でも労務管理は適切に実施しなければなりません。


チャットツールやGoogleカレンダーの機能を使用することで、スタッフはテレワーク勤務でも勤務時間や進捗状況を共有することができます。


「始業・終業時刻」「進捗状況」といったものを報告するような形でルール化することで、スタッフの就業状況を正確に管理することが可能です。


勤怠管理と併せてテレワークにおける勤務形態のルールを設け、安心して働ける環境を構築していきましょう。

テレワークで失敗しないマネジメント方法

テレワークで実際にマネジメントをする際、失敗しない方法を3つ紹介していきます。


今後オフィス勤務からテレワークを導入する、すでにテレワークを導入している企業、いずれも覚えておくべきことなので参考にしてみてください。

チームメンバーのタスクは共有する

だれが、何を、どれくらい作業したのかが見えにくいため、メンバーのタスクを「可視化」することが重要です。


タスク管理は何のツールでも良いです。これにより、社内のスタッフ一人ひとりの進捗状況が全員で共有できるため「ちゃんと仕事をしている」をいう環境が作れるでしょう。


タスクをどこまで細分化するか、どこまで報告の義務が問われるかといった内容はメンバーでしっかりと話し合い、ルール化することが大切です。

スタッフからの報連相を見直す

テレワーク環境だとコミュニケーションの「量」「質」が減ることが懸念されるため、スタッフへの報連相に対する意識を見直す必要があります。


チャットツールでは複数の「スレッド」が作成できるため、業務内容ごとのスレッドを作成したり、業務とは関係のない雑談ができるスレッドを作成することでコミュニケーション不足を補うことが可能です。


また、定期的に実際に顔を見ながらのオンライン会議を行うなど、場所は違えどオフィス内で勤務していた頃と同じような交流の場を設けることが重要となります。

マネジメントする側から積極的にコミュニケーションを取る

テレワーク環境において、マネジメントする側の人間が意識を変えていくことが重要です。


普段のオフィス業務以上に、顔が見えない、目の前にいない複数の人間をまとめるためには、誰か1人が率先してスタッフを統率する必要があります。


連絡を「待つ」だけでなく自ら「取りに行く」というスタンスが良いでしょう。


オンラインだとどうしても通常の会話以上のやり取りが求められます。なかには「こんなことで連絡したら迷惑かな」と思う人は必ず出てきます。


そういったスタッフの不安をいち早く取り除くことが、オンラインでのやり取りを円滑にするコツでもあります。


マネジメントする側の人間は常にスタッフのに気を配り、適度にコンタクトを取っていくことが大事です。

テレワークとはいえ一つの組織であることを忘れない

以上がテレワークにおけるマネジメントの方法についてでした。


あなたがもし今後ネットでビジネスを始め、大きく稼いでいきたいと思うなら、チームを作ることは必然となるでしょう。


その際メンバーの管理やコミュニケーションなど、スタッフにストレスを与えない工夫が重要です。


今後さらにテレワークが普及し、WEB業界はどこもオフィスを持たない、そんな状況になることだって十分に考えられます。


そういった未来に先駆けて、今からテレワークにおけるマネジメント方法を理解しておくことは大切ですね。


それでは、また次回のお話で。

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